KẾ TOÁN NHẬN HÀNG

Báo cáo trực tiếp tới: Kế toán trưởng/ Kế toán Tổng hợp

NHIỆM VỤ CHUNG:

o Đảm bảo tất cả hàng hóa nhận vào phải tuân thủ quy trình, chính sách của khách sạn.

o Đảm bảo các mặt hàng nhận vào phải được cập nhật vào hệ thống và toàn bộ chứng từ nhận hàng phải được chuyển cho cho kế toán thanh toán ngay ngày hôm sau

NHIỆM VỤ CHỨC NĂNG:


Hàng nhập khẩu (Nếu có):


o Tham gia nhận hàng nhập khẩu cùng các bộ phận đặt hàng.

o Kiểm tra, đánh giá hàng hoá được giao.

o Lập báo cáo hàng giao thiếu, hỏng… có xác nhận của bộ phận đặt hàng.

o Gửi báo cáo trên cho phụ trách mua hàng (chậm nhất là 24 tiếng sau khi mở lô hàng).

o Lập phiếu nhận hàng theo chi tiết riêng cho từng bộ phận với đầy đủ chữ ký giao nhận.

o Gửi các giấy tờ, chứng từ liên quan cùng với phiếu nhập hàng cho kế toán thanh toán.

Nhận hàng chợ hàng ngày cho bếp (Daily Market List).


o Nhận đơn đặt hàng từ phòng mua hàng.

o Nhận hàng cùng nhà cung cấp và giám sát viên từng bộ phận của bếp. Đảm bảo rằng số lượng hàng nhận không vượt quá số lượng hàng phụ trội cho phép.

o Lấy chữ ký đầy đủ của nhà cung cấp và của từng giám sát viên cùng nhận hàng.

o Thu lại tất cả các phiếu nhận hàng của nhà cung cấp và chắc chắn rằng:

+ Giá, số lượng, chất lượng, quy cách sản phẩm… đúng với đơn đặt hàng đã ký duyệt.
+ Mã khách hàng là đúng.

o Kiểm tra chi tiết từng mặt hàng để đặt mã hàng, lớp hàng, kho hàng đúng trước khi cập nhật vào hệ thống.

o Lập báo cáo tổng hợp các mặt hàng đã nhận trong ngày.

o Gửi toàn bộ phiếu nhận hàng hàng ngày cho Bếp trưởng/ Bếp phó để ký.

o Cập nhật tất cả hàng hóa đã nhận vào phần mềm trước khi kết thúc ca làm việc. Đảm bảo hàng hóa nhận vào phải khớp với đơn hàng đã ký và tuyệt đối không được tự mình điều chỉnh, sửa chữa đơn hàng. 

o Đối với các mặt hàng giao thiếu so với đơn đặt hàng, phụ trách nhận hàng sẽ thông báo ngay cho giám sát phòng mua hàng để có hướng xử lý.

Nhận hàng của kho và các bộ phận khác (Hàng không thường xuyên).

o Kiểm tra thông tin trên phiếu nhận hàng và đảm bảo rằng:

+ Khớp với số đơn đặt hàng.
+ Lượng chính xác (không vượt quá đơn hàng)
+ Đúng giá và thuế.

o Liên hệ với thủ kho và giám sát các bộ phận để kiểm tra chất lượng ngay khi nhận hàng (nếu có yêu cầu). 

o Trong trường hợp hàng giao chỉ được một phần đơn hàng, cần đưa ra thời gian giao hàng cho lần tiếp theo nhưng không nên quá 3-5 ngày. Nếu lần giao hàng tiếp theo quá số ngày quy định trên thì nên trao đổi với người đặt hàng để hủy đơn hàng hiện tại và bao giờ có hàng mới lập đơn đặt hàng mới.

o Hàng tháng họp với phụ trách mua hàng 2 lần để theo dõi tình hình giao hàng cho các đơn hàng của các bộ phận (không bao gồm đơn hàng của kho. Thủ kho sẽ tự theo dõi các đơn hàng này.)

o Phối hợp cùng kế toán thanh toán và Kế toán giá thành, đảm bảo cung cấp đúng, đủ số liệu liên quan đến báo cáo tháng.

o Đưa ra các ý kiến về việc tăng cường quản lý nhận hàng để cấp trên xem xét áp dụng. 

o Hợp tác chặt chẽ với phòng mua và nhận hàng

o Sẵn sàng và có trách nhiệm khi được cấp trên giao cho bất kỳ nhiệm vụ nào khác.
TOP
Facebook chat